KPiR vs KH – różnice, wady, zalety
Biura rachunkowe muszą sprostać obsłudze klientów na jak najwyższym poziomie. W ich interesie leży kompleksowa obsługa księgowa klientów. Odpowiednie kwalifikacje księgowych będą w stanie sprostać potrzebom klientów – tych małych i tych dużych. Niezależnie od formy prowadzenia działalności, powstaje obowiązek dokumentowania wyników firmy.
Księgi handlowe czy podatkowa księga przychodów i rozchodów? To jedno z pytań, które nurtuje wielu przedsiębiorców. Aby udzielić na nie odpowiedzi należy zapoznać się z zasadami jakie niosą za sobą poszczególne rodzaje ewidencji.
KPiR – Księga przychodów i rozchodów
Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą ewidencji zdarzeń gospodarczych dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, działalność w formie spółki cywilnej, partnerskiej czy jawnej. Określani są oni jako „mali podatnicy”, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 mln euro. Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1 000 zł.
Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółkach partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, chyba, że wybiorą inną dozwoloną formę ewidencji. Przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma do wyboru dwie formy opodatkowania: zasady ogólne (18% lub 32%, jeśli przekroczona zostanie kwota 85 528 zł) bądź podatek liniowy – 19%.
KH – Księgi handlowe
Z kolei konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych (handlowych) odgórnie dotyczy kapitałowych spółek prawa handlowego (spółek akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością), a także spółek osobowych prawa handlowego (komandytowych i komandytowo-akcyjnych). Pełna księgowość charakteryzuje się bardziej skomplikowanym procesem, który musi poprowadzić osoba posiadająca wykwalifikowaną wiedzę w prawie podatkowym oraz bilansowym. Każda operacja gospodarcza w przedsiębiorstwie musi zostać udokumentowana odpowiednim dowodem księgowym.
KpiR czy KH?
Wybór optymalnej ewidencji zależy od wielu czynników, jednak aby podjąć ostateczną decyzję warto wziąć pod uwagę ich podstawowe wady i zalety.
Zalety uproszczonej księgowości:
- nieskomplikowana forma
- niskie koszty prowadzenia księgowości
Wady uproszczonej księgowości:
- informuje jedynie o wysokości przychodów, kosztów i podatków – brak podstawy do szczegółowych analiz
- dedykowana wyłącznie małym firmom
Zalety ksiąg handlowych:
- możliwość przeprowadzania precyzyjnych analiz finansowych
- lepsza kontrola kosztów i przychodów
Wady ksiąg handlowych:
- wyższe koszty prowadzenia księgowości
- skomplikowany i wymagający proces, potrzebujący fachowej wiedzy, doradztwa podatkowego oraz rachunkowego
- pełna ewidencja przepływów pieniężnych
Przedsiębiorca może dobrowolnie wybrać pełne księgi rachunkowe dla większej kontroli swojego biznesu. Początkowo, bez posiadania odpowiednich środków finansowych i zasobów pracowników, wkraczając na rynek, jednostka gospodarcza będzie brała pod uwagę optymalizację kosztów prowadzenia działalności, wówczas podatkowa księga przychodów i rozchodów znajdzie lepsze zastosowanie.
W momencie, kiedy działalność jednostki gospodarczej zacznie się rozszerzać, zatrudnienie wzrastać i nadejdzie potrzeba pozyskiwania zewnętrznego finansowania (pożyczka, kredyt czy leasing) na dalszy rozwój, uproszczona księgowość może stać się niewystarczająca. Wyższe koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych przełożą się na korzyści informacyjne, które będą mieć za zadanie pokazać prawdziwy i rzetelny obraz finansowy jednostki.
Należy mieć również na uwadze, iż podmioty które spełnią co najmniej dwa z poniższych warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
będą podlegały obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.