Elektronizacja usług w księgowości i sprawozdawczości
Dokumentacja elektroniczna w księgowości to wciąż temat, który jest poddawany gruntownym przemyśleniom przez wiele firm. Niektóre podmioty nadal intensywnie zastanawiają się nad przejściem na archiwum elektroniczne w księgowości. Niektórym przedsiębiorcom jednak nie jest łatwo podjąć tę decyzję. Warto w takich sytuacjach poradzić się kogoś bardziej doświadczonego. Biuro oferujące usługi księgowe, gdzie pracują wykwalifikowani księgowi z wieloletnią praktyką i obszerną wiedzą, z przyjemnością doradzi i pomoże ustalić, jakie rozwiązanie będzie w zaistniałej sytuacji najlepsze.
Przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej
Dokument elektroniczny to ten, który daje się przedstawić w postaci cyfrowej. Istnieje możliwość dowolnego konwertowania tych dokumentów i zapisywania na różnych nośnikach. Jedyny warunek to taki, by można było je później bez problemu odczytać i przywrócić pierwotną postać. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokument ten był zapisany na wielu różnych nośnikach jednocześnie.
Zarządzanie dokumentacją elektroniczną to nie tylko skanowanie i przechowywanie dokumentów, ale również przesyłanie ich w postaci elektronicznej. Dzięki temu takie dokumenty jak faktury mogą być przesyłane przez internet, czyli w formie elektronicznej.
Prowadzenie akt osobowych w postaci elektronicznej
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje ustawa z 10 stycznia 2018 r. dotycząca zmian niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, a także ich elektronizacją. Dzięki zmianom istnieje możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej. Jeszcze do niedawna teczki pracownicze zawierające najważniejsze dokumenty:
- świadectwa pracy
- dyplomy ukończenia uczelni
- zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP
- inne
…musiały być przechowywane przez 50 lat. Teraz po zmianach czas ten skrócono do 10 lat.
Sporządzanie sprawozdań w formie elektronicznej
Od 1 października 2018 roku przedsiębiorcy muszą sporządzać roczne sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej i podpisywać je kwalifikowanym podpisem bądź też zaufanym profilem ePUAP. Roczne zobowiązania finansowe muszą składać wszystkie spółki, które są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Dokument zyskuje ważność w momencie zatwierdzenia go przez wspólników lub akcjonariuszy. Mają na to 6 miesięcy, poczynając od dnia bilansowego.
Po wspomnianej akceptacji sprawozdanie to w ciągu 15 dni musi trafić do KRS. Jeszcze do niedawna taki dokument przygotowywano w formie papierowej i podpisywano odręcznie, a następnie wysyłano go do KRS. Teraz przedsiębiorcy muszą to robić elektronicznie.
Jakie firmy muszą sporządzać sprawozdania finansowe?
Do tej grupy podmiotów należy zaliczyć firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, postępując zgodnie z ustawą o rachunkowości. Poza tym obowiązek ten mają firmy, które za sposób ewidencjonowania wybrały księgi rachunkowe prowadzone w zgodzie z ustawą o rachunkowości.
Podsumowanie
Po zmianach, które już jakiś czas temu weszły w życie, jednostki prowadzące księgi rachunkowe muszą sporządzać sprawozdanie w formie elektronicznej. Każdy z takich dokumentów musi być podpisany podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. W tym przypadku każdy wydruk będzie już tylko kopią, a nie oryginałem. Osoby, które jeszcze nie do końca wiedzą, jak odnaleźć się w temacie dokumentów elektronicznych, zawsze mogą poradzić się specjalistów z biur rachunkowych i nie tylko.