E-sprawozdania finansowe – jak działają?

E-sprawozdania finansowe – jak działają?

dokumenty

Od 1 października 2018 roku obowiązują zmiany w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z nimi, każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi wysyłać coroczne sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej. Wersja papierowa sprawozdania jest uznawana wyłącznie jako kopia. Sprawozdania finansowe są przekazywane do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci, która jest zgodna ze strukturą logiczną udostępnioną w ustawie o rachunkowości. W przypadku jednostek wpisanych do KRS, to właśnie Krajowy Rejestr Sądowy dokonuje przekazania. Co warto wiedzieć o e-sprawozdaniach finansowych?

W jaki sposób wysyła się e-sprawozdanie finansowe?

Sprawozdania finansowe są wysyłane w różny sposób, w zależności od rodzaju podmiotu.

  • Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, prowadzący księgi rachunkowe mogą to zrobić za pomocą specjalnej, bezpłatnej aplikacji, która została stworzona przez Ministerstwo Finansów. Mogą z niej skorzystać wszystkie osoby, które są zobowiązane do przygotowywania sprawozdań zgodnie z załącznikami nr 1, 4, 5, 6 do ustawy o rachunkowości. Aplikacja jest dostępna z poziomu przeglądarki i umożliwia wprowadzenie danych, ich zapisanie, ponowne otwarcie zapisanego sprawozdania, podpisanie wysyłki dokumentu oraz pobranie UPO. W tym przypadku sprawozdania finansowe trafiają do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Można skorzystać również z zewnętrznych aplikacji komercyjnych. Te same zasady dotyczą podatników podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.
  • Jednostki wpisane do KRS, które nie przygotowują sprawozdań zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, są zobowiązane do elektronicznego wysyłania dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu korzystają z systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Sprawozdania trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS, a następnie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Co jeszcze warto wiedzieć o e-sprawozdaniach?

Osoby korzystające z aplikacji, są zobowiązane do zapoznania się z jej najnowszą wersją, dostępną na stronie Ministerstwa Finansów. Aplikacja, która została udostępniona w 2019 roku nie jest obecnie wspierana, ani dodatkowo rozwijana. W przypadku jednostek wpisanych do KRS, złożenie dokumentów poprzez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości wymaga posiadania konta w systemie, które zakłada się na portalu eKRS. W jaki sposób podpisuje się sprawozdanie w formie elektronicznej?

  • Dokument musi zostać podpisany przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki lub w przypadku organu wieloosobowego – przez wszystkich członków. Warto zaznaczyć, iż członkowie nie mogą upoważnić do podpisu jedną osobę.
  • Sprawozdanie można podpisać tzw. podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego.
  • Aby podpisać dokument, najpierw należy go wypełnić, a następnie zapisać na dysku.

Warto pamiętać o tym, iż aplikacja nie jest programem finansowo-księgowym, zaś jej głównym celem jest ułatwienie podatnikom wykonywania obowiązku sprawozdawczego. Do jej sprawnego uruchomienia i działania, konieczne jest posiadania aktualnej wersji jednej z czterech przeglądarek – Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari lub Microsoft Edge.